「退去費用で揉めたくない…」
「きちんと書面で残しておきたいけど、どんな書類が必要？」
そんなときに役立つのが、原状回復に関する書類テンプレートと保管の工夫です。
この記事では、実際の現場でよく使われる書類・証明書の種類と作成ポイントをわかりやすくまとめました。
よく使われる書類テンプレート一覧
| 書類名 | 用途 | 主な記載内容 |
|---|---|---|
| 見積書 | 工事前の費用提示 | 作業項目・単価・合計金額 |
| 請求書 | 支払いの案内 | 請求先・支払期限・振込先 |
| 領収書 | 支払い完了の証明 | 日付・受取人・金額・但し書き |
| 解約通知書 | 契約終了の事前連絡 | 解約日・通知日・物件・署名 |
| 念書 | 借主による費用負担の確認 | 修繕費・同意内容・日付・署名 |
| 覚書 | 双方合意の記録文書 | 交渉結果・条項内容・署名捺印 |
作成時のポイント
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手書き or デジタルでもOK（ただしPDF保存推奨）
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**「いつ・誰が・何のために」**が明確に記載されていること
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署名欄と日付欄は必須
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曖昧な言葉（例：「原状程度」）は避け、金額・部位・内容を具体的に記述する
📄 念書テンプレート（原状回復費用 同意用）
念書
私は、2025年5月31日付けで退去する物件（東京都〇〇市〇丁目〇番〇号）において、下記原状回復費用（合計：87,000円）について、請求内容に同意し、支払うことをここに確認します。・壁紙張替え：45,000円
・床補修：30,000円
・清掃費：12,000円
日付：2025年6月1日
📄 覚書テンプレート（退去時合意内容の記録）
書類の保存方法
✅ 紙書類の場合：
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クリアファイルにまとめて退去時にコピーを取る
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オーナー控えと借主控えを分けて保管する
✅ デジタル書類の場合：
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PDF形式で保存（Google DriveやDropboxなど）
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ファイル名例：「2025_06_退去_原状回復_念書.pdf」
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可能ならメールやLINEで双方に送付しておくと証拠性が高まる
まとめ｜原状回復の書類は「交渉の防波堤」
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契約書に書いていないことも、書面で残せば効力がある
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費用の根拠や合意内容を明文化することで、将来のトラブルを大幅に回避できる
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書き方がわからなくても、テンプレートをもとに**“一文でも多く記録に残す”ことが大切**
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